Projet-boulet : en finir avec un dossier qui n’avance pas

stop-itÇa fait six mois que vous le traînez. Au début, il ne vous inquiétait pas tant que cela : oh, vous saviez que ce n’était pas pour rien qu’on vous avait refilé le bébé… Pressentiez que ce « gros dossier » était un peu différent des autres projets, avec ses parts d’ombres et de mystères. Et qu’il vous tiendrait compagnie bien plus qu’une paire de mois. Mais là, ça fait un an. Un an qu’il piétine votre efficacité légendaire à effacer les lignes de votre todolist de semaine en semaine. Un an qu’il vous nargue à coups de réunions qui se succèdent sans la queue d’une demi-avancée. Et surtout, un an qu’on vous rend responsable de toute cette léthargie, alors qu’au contraire vous n’avez pas ménagé vos efforts, y compris pour essayer de le refiler à quelqu’un d’autre. Il est temps d’abréger vos souffrances.

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1 – Un problème de moyens ?

Il faut bien sûr commencer par se poser cette question. Un projet, c’est : du temps + des équipes internes ou externes + de l’argent, souvent. Si l’une des trois composantes vous manque, ça part forcément mal. Exemple : moderniser un service sans savoir de quel budget vous disposez. Refondre un site web sans avoir le temps de faire un cahier des charges et lancer au pif des demandes à des développeurs. Créer un nouvel outil pour lequel vous avez besoin d’un nouveau fournisseur… que vous n’avez pas.

Le plus compliqué est moins de mettre en lumière l’une de ces lacunes que de réussir à les combler.

– Si vous manquez de temps pour vous atteler à ce dossier : rien ne sert de vous lamenter ou de tenter le lancer de patate chaude vers un collègue. Réagissez, trouvez du temps dans votre agenda. Déléguez pour cela vos tâches les plus basiques, celles qui sont les moins visibles, ou même, bâclez-les pendant quelques semaines, personne ne le verra. On retiendra au contraire que vous avez pris à bras le corps ce dossier lourdingue qui n’avançait pas depuis tout ce temps.

– Si vous manquez de ressources humaines, internes ou externes : identifiez clairement votre besoin. Naturellement, si vous annoncez juste à votre patron que vous avez besoin d’un cabinet d’architectes ou d’un consultant, il risque de prendre peur sur le prix que cela pourrait lui coûter et freiner des quatre fers… Chiffrez et détaillez vos besoins en prenant soin d’envisager plusieurs options, de la solution low-cost à la plus onéreuse (= une école d’architecture traite notre sujet dans le cadre d’un cas d’école ou on confie le bébé à un cabinet pour XXXX euros). Surtout, présentez cette étape comme un cap clé à passer pour la suite du projet, en lui demandant de respecter une date pour rendre sa décision. Il est important que votre boss comprenne que, sans cela, vous ne pouvez pas continuer.

– Si vous manquez d’argent : même topo. Essayez d’en savoir plus sur la fourchette budgétaire disponible, mais si résolument vous n’obtenez aucune info, imaginez plusieurs scénarii et hypothèses de budget, dans les grands traits. Soumettez ces options à Boss et attendez qu’il se positionne sur l’une d’entre elles avant de continuer.

2 – Problème d’organisation ?

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Les petits pas font les grands chemins. Un projet-boulet est souvent un trop grand projet que personne ne sait par quel bout prendre. Exemple : « moderniser les RH ». La belle affaire : qu’est-ce que ça veut dire exactement ? Par quoi commencer ?

– Redéfinissez les objectifs du projet. Par exemple, un titre pompeux comme « redéfinir le concept store » n’évoque pas grand-chose : transformez-le en un plus concret « améliorer le parcours client pour augmenter le panier moyen ». Vous y verrez ensuite plus clair sur les sous-objectifs à tenir pour y parvenir.

– Découpez votre projet. 1. Phase d’exploration des différentes pistes possibles. 2. Phase de chiffrage. 3. Phase de validation interne. 4. Phase de réalisation. Votre todolist va sembler plus chargée mais s’allègera aussi d’autant plus rapidement que les différentes étapes sont concrètes donc atteignables.

Faites un planning digne de ce nom. Il n’y a pas à tortiller, il faut passer du temps sur cette étape laborieuse et être précis. Indiquez des dates claires et non des « semaines » (quand on voit sur un planning « semaine 30 », libre à chacun de comprendre « lundi ou vendredi de la semaine 30 » : dans un cas sur deux, vous perdez cinq jours).

3 – Overdose de validations ?

Les validations c’est comme les antibiotiques… Arrêtons de tout faire valider ! On croit à tort que tous les chefs veulent TOUT voir, TOUT contrôler, et il faut bien l’admettre, on se cache derrière cette idée reçue pour éviter de prendre TOUTE initiative. La vérité, c’est que votre supérieur veut surtout que le projet avance et qu’il a d’autres chats à fouetter que relire tous vos mails.

Par contre, il convient de mettre au clair les prérogatives de chacun dès le début du projet. Mettez les pieds dans le plat en disant clairement à Boss que pour l’avancée du dossier vous avez besoin qu’il vous fasse confiance sur telle et telle partie et surtout ne revienne pas dessus une fois que vous avez pris vos décisions. À lui les grandes décisions stratégiques, à vous les détails superflus : « sinon on n’y arrivera jamais ». Exemple : vous devez vous charger de renouveler le parc auto des commerciaux, il valide les devis finaux, mais c’est vous qui choisissez entre Clio et Punto.

4 – Projet-boulet ou boulet dans le projet ?

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C’est le plus difficile. À admettre et à corriger. Une personne dans l’équipe freine le dossier : par manque de compétences, par mauvais esprit, les deux… Quand il s’agit d’un fournisseur ou prestataire, la solution est (presque) simple : mettez-le face à ses manquements, laissez un peu de temps pour d’éventuelles améliorations. Et si rien ne bouge, arrêtez la casse en réglant ce que vous devez à date, tout ça en bonne intelligence et cordialement, puis faites entrer dans la danse un nouveau partenaire.

Quand c’est un collaborateur de l’entreprise, c’est plus compliqué. Parce qu’on vous rappelle que vous êtes censé bosser en équipe et que, si ça se passe mal, on s’en prendra à votre rigidité plutôt qu’à ce boulet de Jean-Marc. C’est comme ça, respirez et acceptez-le.

– Option 1 : Jean-Marc est un mini boulet. À votre charge de ne pas faire de ses petites fantaisies des usines à gaz. Ok, il est en retard sur tous les rendus. Ok, il écrit en Comic Sans MS ses mails. Ok, il a planté une partie du dossier. Ne faites pas une fixette et ne soyez pas trop perfectionniste. Ce qui compte c’est que votre projet sorte, pas qu’il soit parfait.

– Option 2 : Jean-Marc est vraiment un gros boulet. Soyez diplomate. Et trouvez une autre place à Jean-Marc dans le projet. Par exemple si Jean-Marc est responsable informatique et que vous êtes en train de revoir tout le système de la boîte : proposez-lui de « muscler » l’équipe avec un ou deux consultants. Non pas parce qu’il est nul, mais « pour qu’il puisse aller encore plus loin dans ses propositions ». Et bien sûr pour éviter que Boss ne sourcille face au devis, mettez-y les formes en vous gardant bien de toutes remarques sur le savoir-faire de votre collègue pour faire de ce dossier un calvaire depuis un an.

Si avec tout cela, votre projet n’avance toujours pas, il vous reste toujours la voie de secours : vous dégoter un nouveau projet stratégique qui emballera votre boss, et déléguer celui-là à l’un de vos malheureux collègues… Moche, mais humain.

travail

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