On n’a qu’à faire une réunion !

image1-reunionRécemment, nous apprenions qu’un cadre passait en moyenne 16 ans* de sa carrière en réunion. 16 ans ! Fléau français s’il en est : la réunionite n’en finit pas de faire parler d’elle. Pas un mois ne passe sans que la presse ne propose de nouvelles techniques pour en venir à bout et ne nous alerte sur notre totale inefficacité en la matière. Bon, on pourrait se dire que c’est comme le saucisson ou la blanquette : c’est notre truc à nous, qui fait qu’on se sait et qu’on sent bien chez nous. Et que les donneurs de leçons aillent manger des hamburgers dans la Sillicon Valley avec les gens qui font tout mieux que nous !! Oui, bon. Sinon, on peut se dire aussi que ce serait bien de changer une fois pour toute. Ca permettrait de passer à d’autres sujets. Et de rentrer plus tôt chez soi pour aller manger du saucisson.

* Etude menée par le cabinet Perfony auprès de 340 cadres français. Source Le Figaro février 2014.

Les règles d’or

Normalement, la réunion a pour objectif de réunir des personnes aux expertises complémentaires pour leur permettre de plancher sur un sujet commun. Autrement dit pour travailler. Ce qui n’est pas si évident à regarder Jean-Louis faire des petits dessins sur son calepin, et Marie-Astrid se relever pour la troisième fois pour se resservir du café. Pour éviter les abus, quelques règles de base s’imposent.

  • S’assurer en amont de l’intérêt de la réunion. Est-elle vraiment nécessaire ? Par exemple, il y a plein de gens qui organisent des réunions parce qu’ils n’arrivent pas à accomplir une tâche qu’ils sont censés faire seul. Ils gagnent du temps et diluent leur responsabilité. Le manager doit s’assurer que ces petites fourberies arrêtent de polluer l’emploi du temps de toute la boîte !
  • Donner un ordre du jour. Clair. Avec un objectif. Par exemple, en 1h, nous devons avoir trouvé une solution à notre problème et chacun doit repartir avec de nouvelles tâches. Vérifier à la fin de la réunion que l’ordre du jour a été respecté et l’objectif rempli. Si ce n’est pas le cas, fouettez-vous avec des orties, mais par pitié ne reprogrammez pas une nouvelle réunion, c’est inutile.
  • Fixez une heure de début et de fin. Et en cas de retardataires, ne les image2-heureattendez pas. Par respect pour ceux qui sont là à l’heure.
  • Seules les personnes indispensables participent. Celles qui ne prennent jamais la parole ou n’apportent rien au débat ne sont malheureusement pas les bienvenues.
  • Pas d’ordinateur ni de téléphone. On peut tous se passer de répondre aux mails ou au téléphone pendant une heure de sa vie. Suffit de s’y obliger…

Vous trouvez tout cela un peu dur ? Allons, allons : avoir le sentiment de ne plus perdre de temps est tellement agréable qu’il vaut bien un peu de discipline. Et puis, hé, rappelons que le contexte est une journée de travail, pas un goûter d’anniversaire.

3 petits outils pour progresser

image3-calculette

  • Le calculateur de coût. Parce que le salut passe d’abord par la propre résolution des managers à changer les mauvaises habitudes, il faut marquer les esprits… Le calculateur de coût de réunion est particulièrement parlant pour éveiller les consciences, et les scrupules ! Quand vous savez qu’une réunion va coûter l’équivalent de 500€ à l’entreprise, vous vous mettez un peu plus la pression pour qu’elle serve à quelque chose !
  • Le stand-up meeting. Idéal pour les réunions d’équipe ayant pour objectif de faire le point sur un projet. Le principe : une réunion où l’on reste debout et qui n’excède pas quinze minutes. Chacun énonce ce qu’il a déjà fait sur le projet, ce qu’il lui reste à faire et s’il rencontre des difficultés. De cette façon, pas de grands discours ni d’éparpillement, et un rythme qui oblige tous les participants à rester très concentrés. Très pratiqué par les anglo-saxons et en train d’émerger doucement en France, le procédé ne se prête pas à tous les types de réunion, mais excelle sur les sujets opérationnels.
  • Le ROTI ou Return on Time Invested. A la fin d’une réunion, les participants sont invités à la noter de 1 à 5, en indiquant le chiffre sur leurs doigts, à main levée. 1 pour « Je me demande encore pourquoi je suis là », 5 pour « Excellent, ça c’est de l’efficacité ». L’évaluation n’est pas forcément toujours agréable pour celui qui a animé la réunion, mais elle a le mérite de mettre les pieds dans le plat, et de s’obliger à faire mieux la prochaine fois ! (Source : Management / References.be).

Crédits photos : Stock Photo

Pas encore de commentaire.

Écrire un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *