Comment faire un planning efficace (suivi et respecté) ?

planning-covoiturageOn doit tous faire des plannings. Mais certains plus que d’autres, ou en tout cas, avec plus ou moins de pression selon les fonctions. Alors, pas de problème : vous dégainez votre Microsoft Project ou votre Excel, vous arrachez les cheveux une ou deux heures, et tadaaa… Un beau planning que personne ne va suivre !… Classique mais rageant. D’autant que contrairement à ce que vous pensez, la fatalité n’y est pour rien. Chez weepil*, la planification, c’est un peu notre dada. Alors, on a eu envie de partager avec vous nos astuces côté vie de bureau pour que vos plannings à vous arrêtent de tomber à l’eau !

Se lancer : ne pas attendre d’avoir toutes les infos

Le problème quand on attaque un planning, c’est qu’on ne sait pas toujours de combien de temps les différents intervenants du projet ont besoin sur chaque étape. Alors, en général, on leur demande… Et on attend, on attend, on attend… Si bien que le dossier est déjà en retard avant même d’avoir commencé. Faites-vous confiance et tranchez : émettez des hypothèses assez larges pour viser juste et actez du temps que vous attribuerez à chacun. Si vous avez de l’expérience en gestion de projets, cela devrait vous être assez facile. Si vous en manquez, demandez à un collègue expérimenté de vous donner son avis sur les durées des étapes, et faites votre cuisine à partir de ses conseils.

Pas de plannings avec des numéros de semaines

planning-numeros-semaineÇa fait plus « pro » et moins scolaire d’indiquer des deadlines sous forme de semaines. Sauf que : ça ne fonctionne pas. Tout simplement parce qu’une semaine fait cinq jours : ceux qui sont pressés considéreront que, passé le lundi, on commence à prendre du retard, et ceux qui sont à la traîne se sentiront libres de le rester jusqu’au vendredi. Résultat : du flou, des incompréhensions et inévitablement des glissements. Inscrivez dans votre planning des dates précises, en indiquant même les jours de la semaine (ex : lundi 21 septembre). Vous éviterez à tous ceux qui sont un peu tête en l’air de passer à côté des dates importantes (« Le 21 ? Ah, désolé, je croyais que c’était mardi !»).

Matérialisez absolument toutes les étapes

Même les petits détails qui « prennent une heure » : parce qu’en réalité ce sont souvent ceux-là qui finissent par polluer l’avancer du projet. Le fait d’écrire chaque micro-étape noir sur blanc vous permettra : 1. de ne rien oublier. 2. De faire prendre conscience aux autres intervenants que ce « petit mail » qu’ils traînent à envoyer est en train de bloquer tout le reste du projet.

Indiquez aussi toutes les réunions. Pour que tout le monde se rende compte qu’il y en a déjà trois ou quatre de prévues… Vous verrez, ça limitera les envies d’improviser encore des points supplémentaires. De façon globale, faire un planning précis vous permettra à vous et vos équipes de prendre conscience du temps passé sur un projet (en général, énorme) et donc d’être sensibilisé à l’importance d’éviter d’alourdir encore les compteurs par des retards de toute nature.

Demandez aux différents intervenants de valider le planning

planning-reunionEt ce, encore plus si vous faites appel à des fournisseurs ou prestataires : le fait de faire valider un planning en amont permet de réagir en toute légitimité en cas de retard. À vos partenaires d’être vigilants sur les engagements qu’ils prennent avec vous…

En interne, c’est également utile : cela vous pose en chef de projet/coordinateur. Pour parler clairement, tout le monde comprendra que vous n’avez pas l’intention d’être encore sur ce dossier dans six mois. Avec vos supérieurs ou vos clients, l’intérêt est aussi de vous protéger : avec un planning précis et validé par tous, vous pouvez clairement identifier quelle est la source d’un éventuel retard (= en l’occurrence : pas vous).

Annotez les dates importantes dans votre agenda

Une fois le planning finalisé et validé, reportez dans votre agenda papier ou numérique les grandes dates (ou mieux : TOUTES les dates). La technique du planning affiché sur le mur à côté de l’ordi est aussi vivement recommandée. L’idée est de ne rater aucune deadline. Quand un jour-J arrive, vous ne risquez pas d’oublier et pouvez donc rapidement réagir si les éléments que vous attendiez ne sont pas là…

Relancez tout de suite en cas de retard

N’attendez pas. Souvent, on n’ose pas relancer immédiatement par peur d’avoir l’air rigide. Mais ne confondez pas le fond et la forme : vous pouvez relancer sans vous montrer désagréable. Quand vous attendez quelques jours pour vous manifester, vous ne faites qu’aggraver votre cas. Si un intervenant est à la traîne, que vous lui disiez aujourd’hui ou dans une semaine ne changera rien pour lui : il sera dans l’embarras et peut-être même agacé de vous rendre des comptes. Alors autant ne pas perdre de temps.

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Mettez à jour votre planning au fil du projet

Quand les premiers retards arrivent et les premiers décalages de planning avec, votre document de départ devient rapidement obsolète. Et tout le monde continue au fil des mois à bosser en roue libre. Le fait de remettre le planning à jour au premier retard, puis de le renvoyer et le refaire valider à l’ensemble des acteurs du projet va : 1. faire comprendre à tout le monde que vous n’allez pas laisser le dossier filer à volo et que vous allez être rigoureux. 2. Mettre en lumière les conséquences directes de chaque retard et donc limiter les comportements nonchalants.

En cas de blocage durable : réagissez

Vous pouvez rencontrer une difficulté importante : ne la laissez pas enterrer votre projet. Au-delà d’un mois de retard, prenez des décisions. Changez la façon de procéder, les personnes de l’équipe, remettez-vous en question… Mais surtout, n’acceptez pas que le dossier stagne pendant des mois. On finira par vous le reprocher, tout simplement parce que vous étiez responsable du planning. Et dans le pire des cas, mieux vaut mettre un terme à un projet et le remplacer par un nouveau que laisser un dossier en stand-by des siècles : pour le moral des troupes, votre image, et l’efficacité de tout le monde !

* weepil, service de covoiturage domicile-travail, propose un outil de planification gratuit bien utile pour les covoitureurs réguliers. Et promis, ces plannings-là, tout le monde les suit !

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Crédits photos : Freepik.com / weepil.fr

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