Comment devenir un pro du rangement au bureau ?

rangement-vignette-image1Il y a ceux chez qui c’est naturel. Et les autres. On a coutume de dire que les premiers sont plus productifs, les seconds plus créatifs. Alors tout le monde est content et on continue comme ça. Au fond de nous, cependant, on sait qu’on se ment un peu. Dire qu’un désordonné a l’avantage de sa créativité, c’est comme dire qu’un enfant qui casse tout est plein de vie. C’est vrai, mais qu’à moitié convaincant quand même. Non, la vérité, c’est qu’en entreprise, il faut être un minimum carré avec son espace de travail. Pour l’image d’abord (cultiver un bureau crado c’est comme venir au travail avec une chemise tâchée). Pour le bien-être ensuite (on est toujours mieux dans un environnement clean, sinon pourquoi préférez-vous passer des week-ends dans des chambres d’hôtel immaculées plutôt que dans des caravanes poussiéreuses ?). Et pour l’efficacité, définitivement. Les études se suivent et martèlent à l’unisson qu’un bureau rangé amène plus de productivité. Il est donc temps de s’y mettre, pour ceux qui au moment de lire ce billet, côtoient d’un côté de leur ordi quatre ou cinq gobelets vides de café, de l’autre des brochures de fournisseurs à dater au carbone 14. Armez aspiro : go !

«  Ce n’est pas dans ma nature » : désolé mais vous dites n’importe quoi

À la base, relever ses e-mails le matin ou changer une cartouche d’encre, ce n’est pas non plus a priori dans notre nature profonde d’humain. Vous ne vous verriez pas répondre à votre boss qui vous demande une photocopie : « c’est pas mon truc, désolé, je suis pas doué pour ça ». Le problème avec le rangement, c’est qu’on ramène souvent le sujet à un trait de sa personne, son caractère, pour mieux s’en dispenser. En réalité, c’est tout à fait discutable. Si l’on considère au contraire que le rangement est une tâche parmi les autres qui nous incombe lorsque l’on travaille en entreprise, il n’y a pas tellement de raison de discuter de notre propension à la réaliser ou pas. Donc, pour les récalcitrants du coup d’éponge et des boîtes à archives : essayez de changer de point de vue. Ne voyez plus le rangement comme un idéal auquel vous peinez à adhérer, mais comme un passage obligé une fois par semaine. En résumé, ne vous laissez plus le choix.

Vous ne vous en rendez pas compte, mais vous êtes en enfer

Amateurs de psycho, bienvenue dans ce paragraphe. Patrick Estrade, psychothérapeute et auteur de La Maison sur le divan, donne une explication  très imagée du mal-être que l’on ressent en situation de désordre. C’est inconsciemment « le lieu du sous-territoire. Ça peut être la cave ou le grenier, des lieux avec des bestioles rampantes, des araignées… Le désordre est assimilé d’une certaine manière au fouillis, à l’inquiétant, de l’ordre de l’infernal, de l’enfer.(…) Alors que le paradis est tranquille, spacieux, ordonné. Les choses rangées et harmonieuses sont symboles de pureté. Dans notre inconscient, le désordre est assimilé au péché, à l’obscure, au coupable ». Et bonne nouvelle, nul besoin, pour vous en sortir, de vendre votre âme au diable : mais juste de trier vos vieux papiers !

Ce n’est pas si compliqué de ranger

pile-papier-image3Quelques principes simples pour changer ses habitudes…

  • Régularité. Ce qui désespère, c’est quand l’ampleur de la tâche est trop grande. C’est-à-dire quand vous attendez de ne plus pouvoir poser un coude sur votre bureau sans craindre la mycose. L’idéal est donc d’être régulier. Par exemple, ranger tous les vendredis soirs avant de partir, et trier son armoire au moins deux fois par an, avant chaque période de congés.

  • Réalisme. On vous remet toujours tout un tas de papiers qui ne servent à rien. De la photocopie du rapport que vous ne consultez que sur écran à cette brochure d’un prestataire auquel – vous le savez pertinemment – vous ne ferez jamais appel. Et bien c’est simple, apprenez à dire non à ceux qui veulent vous refourguer leur paperasse. Et quand vous n’avez pas le choix, n’attendez pas une seconde : jetez (dans la poubelle de recyclage svp).

  • Retour expéditeur. Parce qu’il y a toujours des collègues zélés pour vous déposer des dossiers que vous « pourriez » trouver intéressants… C’est très gentil de leur part (vous n’aviez pas assez de boulot comme ça, ça va bien enfer-image2arranger votre cas cette lecture de vingt pages des derniers chiffres du concurrent). Soyez aimable à votre tour, rapportez-leur leurs biens. Au bout d’une semaine, si vous n’avez pas lu ces documents, c’est que vous ne le ferez jamais.

  • Copiez les japonais. Connaissez-vous la méthode des 5 « S » ? Importée du Japon, elle consiste en cinq règles. Seiri : débarrasser, alléger le bureau. Seiton : ranger, organiser l’espace de travail. Seiso : nettoyer, rendre propre le bureau. Seiketsu : ordonner, maintenir l’état de propreté dans le temps. Shitsuke : être rigoureux, veiller à ce que les 5S soit respectés dans le temps. Pour le descriptif complet de la méthode, nous vous conseillons ce billet de blog-gestion-de-projet.com Et pour les pressés, retenez au moins la première étape, très pédagogique. Elle consiste à débarrasser le bureau de tout ce qui ne doit pas s’y trouver. Extrait :

  • « Tout ce qui ne sert pas (ou qui ne sert plus) depuis un an doit être jeté, ou recyclé si c’est recyclable.

  • De ce qui reste, tout ce qui sert moins d’une fois par mois est remisé à l’écart (par exemple, au département des archives).

  • De ce qui reste, tout ce qui sert moins d’une fois par semaine est remisé à proximité (typiquement dans une armoire au bureau)

  • De ce qui reste, tout ce qui sert moins d’une fois par jour est au poste de travail.

  • De ce qui reste, tout ce qui sert moins d’une fois par heure est au poste de travail, directement à portée de main.

  • Et ce qui sert au moins une fois par heure est directement sur l’opérateur ». (votre téléphone par exemple, vous le gardez sur vous).

Allez, à vos plumeaux et que ça brille !

Crédits photos : Stockvault, PhotoXpress, Stock Photo

2 Commentaires
  • rayonnage pour archives
    mars 10, 2015

    Merci pour tous ces conseils, c’est vrai qu’il n’y a rien de mieux que la régularité pour ne pas se laisser encombrer !

    • l'équipe weepil.fr
      mars 10, 2015

      Bonjour,

      Merci pour votre commentaire, d’autant qu’en la matière vous semblez en connaître un rayon 😉

      Bonne journée !

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